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女性经理人管理时间的秘诀

(作者: admin 来源:无锡技工网  采编:admin  更新时间:2006/3/23 13:18:00 共有1417人次浏览)
  地点:北京国际艺苑皇冠假日酒店 
  时间:2006年1月10日 下午14:00~17:00
  嘉宾:
  张荔红 北京国际艺苑皇冠假日酒店 收益管理经理
  郝海峰 新加坡南洋理工大学南洋国际EMBA北京联络处总经理
  潘锦希 必希国际商务互动董事/总经理 
  李琴 北京五洲在线广告有限公司媒介总监
  人生最宝贵的两项资产,一项是头脑,一项是时间。无论你做什么事情,即使不用脑子,也要花费时间。如何根据你的价值观和目标来管理时间,是一项重要的技巧。它使你能控制生活、善用时间、朝自己的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向。听听以下几位女性经理人,在自己的时间管理中,都用了哪些“秘密武器”?
  秘诀一:确定核心目标
  郝海峰:如果是三、四年前来谈时间管理这个话题,我可能会把所有的事情都搞得一团糟。那时候很多事情都是自己亲力亲为,总是追求把事情做得更好,经常搞得自己非常疲惫。这两年感觉最大的转变是找到了工作中最有价值的目标,把时间管理得更好了。在工作中,我会首先确定核心任务,在工作时间内投入地工作,尽可能按时下班,周末如没有特殊情况,尽可能不安排加班。实际上这对我提出了一个更大的挑战:在工作的八小时之内,必须高效完成工作任务,这样我才有更多时间用于其他方面。
  生活中也要找到你的一个核心目标。以前我在工作之余很少有自己的休闲时间,但是后来我意识到其实健康更重要。现在我会在周末安排一些固定时间运动,如爬山、打球等,其他的事情就安排在运动之外,这样我不仅做了更多的事情,而且享受到了更多的快乐。
  在医药界做了近十年,2005年我开始转行从事教育行业。经历了不同的行业,我最深的体会是:很多管理都是相通的。在时间管理方面,核心的内容是:一、要清楚自己的定位;二、要清楚自己的目标。把这两点弄清之后,其他的都是方法,都是为这两点服务的。
  张荔红:在你做一件事情之前,你应该考虑:为什么要做这件事情?应该由谁去做?谁做效果会更好?想明白了以后再去做,往往能达到事半功倍的效果。
  对于一个好的经理人,合理地运用时间,用得更多的应是准备工作,是我们思考的时间而不是真正执行的时间。
  秘诀二:学会合理授权
  郝海峰:在工作中找到你必须做的事情,而不是你能做的事情,这点对于时间管理非常重要。当一件事情必须由你来做,别人不可替代时,你亲自去做这件事情;当一件事情你能做但无须自己亲自做时,就把它交给别人去做,这样不仅你游刃有余,别人也会很有成就感,实际上起到了“双赢”的作用。
  如何合理授权,也是一门艺术。作为领导,你首先必须摆正自己的心态,放心让下属去做,并在执行过程中经常和下属交流,以掌握工作进度,了解他们的想法。
  张荔红:不仅要对自己的时间进行管理,也要对下属的时间进行管理。有些细节方面的问题,由员工执行可能比我们做得更好,这时我们就应该充分授权,并给予适当指点。
  回顾一、两年前的工作状态,那时我不仅天天加班,有时还需要把工作带回家做,效果反而不如现在好。通过合理的授权,我轻松了、工作效率提高了、员工也进步了。
  潘锦: 我的体会是:要找合适的人做合适的事。创业之初,我曾经雇佣过一名助手,但是很快证明她并不适合这个位置,我就把她fire了。后来反思起来,我觉得主要过错在我,因为我并没有经过仔细的筛选。第二次招助手时,我花了三个星期的时间,看了四五十份简历,面试了二三十个人,最终选定了一个人,这个人在现在的职位上做得很好。
  李琴: 在向下属交代主要任务时,我都会向他们说明:为什么要做这件事?这件事做得好或坏,会导致怎样不同的后果?这样下属才能认真地完成,往往还能给我提供很好的建议。
  秘诀三:做个有计划的人
  李琴: 我们每年有年度计划、每月有月计划、每周有周计划。每天下班之前,我会把工作做个计划和总结:今天都做了些什么?明天大概要做什么?并把第二天的准备工作做好,这样第二天我就可以比较从容地完成工作。
  张荔红:虽然大多数人都会制定工作计划,但很多时候,现实并不是完全按照计划走的,经常会有一些突如其来的事情打乱计划。对此我是本着“先紧后松”的原则,给自己制定的计划会比要求更严格一些。比如一项工作应该是一周完成,我就设定三天,这样就为突发事件预留出了时间。
  潘锦:从一名公司管理者转变为创业者,我最深刻的体会是:工作刚开始忙乱一点儿没关系,最重要的是要找到韵律,就像唱歌一样,掌握了节奏,你就会越唱越好。不仅我们自己要找到工作的韵律,还要帮助和我们一起工作的人、为我们工作的人也找到韵律。
  秘诀四:给任务分类
  郝海峰:据我理解,区分一件事情的紧急性和重要性,其实是和每个人的角色相关的。不同的角色,对同一件事情的紧急性和重要性的定义,是完全不一样的。这就取决于你的工作目标是什么?比如在同一家公司里,销售部门是和业绩紧密相关的,那么和实现业绩目标相关的事情就是重要的;而对于服务部门,维护好日常设备就是很重要的事情,这样各人在职责岗位上才能“拎得清”。
  既不重要又不紧急的琐事,可以把它放到最后去做;紧急但不重要的事务,可以授权给别人去做。如何把自己认为紧急但不重要的事情,科学地授权给别人,这也是一门艺术。只有让被授权方认为这件事情对他而言是重要的,他才会尽心尽力地去完成。
  张荔红:有时,区分事情的紧急性和重要性的确很难,尤其是对于一个经验不足的新人,刚接手一项新的工作时,他很难分得清楚,往往会把一件不重要的事情当成重要的事情来做,却把重要的事情搁到最后,这种情况下,就需要上司给其培训和指导。
  还有很重要的一点,在工作的过程中你一定要思考,而不是看着别人怎么做,自己就怎么做。只有经过全面细致的思考,你才能更快地进入角色。
  李琴:我们广告人基本上没有属于自己的主动时间,都是被客户的时间所左右。但是事情也会有轻重缓急,我会经常给任务列表并分别标记:哪个任务是最重要的,哪个是次重要的?然后各个击破。 
  秘诀五:保持良好心态
  潘锦:女性经理人和男性经理人相比较,有一个很大的优势,就是女性更重视生活的平衡,追求的是work happy,play happy,可以从很多小事上找到令你欣慰的东西。你的心情好了,对你的下属和客户才会好,工作效率也会得到提高。
  曾经有一名导师给过我一个非常好的建议,他说:你要记住,不要为了解决一个问题产生三个、四个新的问题。比如说,当你要见一个重要客户的时候,孩子生病了,这种时候是选择见客户还是看孩子,就要视具体情况而定。如果你对孩子非常担心,这种焦虑的心情会影响你和客户见面的效果,你就暂时放弃见客户,带孩子去看病;反过来,如果这名客户对你而言很重要,甚至可能影响到公司一年的销售额,如果丢掉这个客户你将后悔莫及,那你就去见客户,把孩子交给别人。
  张荔红:我有一个7岁的女儿,由于工作繁忙,平时我很少照顾孩子,但我能保证的是,周末一定和她一起过,每周给她做一次饭。酒店位于市中心,通常情况下,为了避开下班高峰,我会呆在单位加班到7、8点再回家。我觉得每天下午6点到7、8点是我工作效率最高的时候,因为这段时间没什么干扰,每天中午,我都会抽出一点时间休息,闭目养神,给自己换换脑子。
  郝海峰:随着年龄的增长,你会发现其实生活中除了工作之外,还有很多内容。以前我都是把工作放在第一位,觉得我的全部时间、生活都是和工作相关的,说出差马上就走,一个月起码有半个月不在家。突然有一天,我觉得生活中好像缺了些什么,不能再这样下去,于是开始调整自己的工作状态和方式。现在只要一下班,我就会有意识地让自己不再过多地想与工作相关的事情,心情就会放松很多,这也是我这两年来读MBA的一大收获。
  李琴:时间管理和一个人的生活状态、心态有很大关系。工作着,我就觉得很快乐,这种快乐一方面来自于成就感,另外,我的一个导师曾经对我说过,“人在很多情况下,根本不知道自己不知道什么,当你知道自己不知道的东西时,你就会感到很快乐。”
 
                                                   来源:《经理人》 


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