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奥克斯的“制度文化”

(作者: admin 来源:无锡技工网  采编:admin  更新时间:2006/3/23 12:49:26 共有1416人次浏览)
  在奥克斯没有不执行的制度,没有一成不变的制度,没有执行不了的制度 
  奥克斯的制度文化与一般企业有很大的不同。
  与所有大企业一样,奥克斯的制度几乎覆盖了每一位员工的每一项活动,大到公司章程,小到员工着装,堪称应有尽有。这家创立于1986年的浙籍民企,到2001年年底,已经制定各类文件2183条、9000多款,共计近75万字;如果全部装订起来,厚度超过一本大部头的字典。但在董事长郑坚江看来,“制度也是负担”———数量过多过滥、内容艰涩费解的制度文件,是一种形式隐秘却同样可能引致危机的“大企业病”。
  因此,这位奥克斯的掌门人决计实施变革。到今天,他施行的“手术”已完全显现成效:据最新统计显示,奥克斯的制度文字已被“瘦身”至7万余字,且大部分为必需之质量体系和财务方面的制度。最近,郑坚江又下达指令,“明年(制度)仅保留3万字,其中行政类不得超过5000字!”
  如今,郑坚江董事长自称最令他感到满意的是:在其企业内部,没有不执行的制度、没有一成不变的制度、没有执行不了的制度。
  郑坚江认为,水止而不流,渐成死水;制度立而不用,遂为废纸。而为了做到这一点,郑坚江有两大利器:一为“信息化”,一为“表单化”。
  现在,该公司每位员工的计算机终端里,都有一个“奥克斯集团办公自动化系统(OA)”,涉及到该企业所有日常工作事项和业务流程的规章制度,均被融入和反映在OA系统中,举凡文件审批、合理化建议、行政事务、采购价格审批、财务审批等共20余大类80多个模块,完全是根据奥克斯的企业文化和规章制度来加以设计与开发的,每一个模块都对应着一部制度;而从2002年起,奥克斯就已作出规定,要求其员工在处理上述20余大类的工作事务时,不再走传统的书面流程、全部改为直接在OA系统的相应模块中完成。由于“搭载”了信息化平台,奥克斯相关规章制度的覆盖面和执行力都得到加强。
  制度的“表单化”设计,是促成奥克斯的规章制度文字量逐年“消肿”的一大主因。像这样表单式的操作流程,直觉明瞭、易于执行,大大提高了员工的办事效率,并显著减少了在信息传播和命令执行过程中的损耗和误差,使管理成本得以降低。
  当然,世界上没有一成不变的制度。回顾奥克斯的制度变迁之路,就会发现,它实际上是在不间歇地实践着“创新-调整-固化-再创新”的故事。其强劲的革新动力,源自以下两方面:一是员工的综合素质、职业道德以及他们对人本管理的需求都在不断提高;二是企业自身的经济增长方式也在转变,知识型、科技型企业成为其发展方向。因此,一些粗放式及阶段性强的管理制度,在过去可能非常管用,拿到今天就可能变得不合时宜,甚至更多地显现它的负面效应。当其时,奥克斯就选择将它们丢弃在制度的故纸堆。
  没有执行不了的制度
  执行不了的计划是一项失败的计划,执行不了的制度就是没有制度。因此,几乎所有的企业都希望全体员工都能真正认同、拥护制度;但事实证明,这只是制度制订者的一己之愿。解决这一管理难题的秘诀,对于郑坚江董事长来说,只有三个字———“得人心”。
  很具代表性的一个例子是,在一部分新制度出台之前,奥克斯会将其发布在公司内部的员工论坛(BBS)上,交由员工们自由讨论、评议,畅所欲言。这些不同意见和建议,就成为起草部门对制度作出进一步完善和修正的依据。
  在解释此举的深意时,该企业的一位高管人员说,对于员工而言,由于制度的规定无不直接关系到他们的切身利益,因此他们就会从不同角度进行仔细考量,从而提出一些真知灼见。
  这样做的另外一个好处在于,一旦当员工也参与了部分制度的修订及完善过程,就非常有助于缓和并消除在他们潜意识中对制度及管理者的抵触、逆反情绪,而且因最终成型的制度更趋合理,在实际推行中也就不会遭遇较大的阻力。奥克斯以它的许多实践证明,只要充分尊重民意,管理者的思想,就不难赢得被管理者的认同和接受。
  为使制度在执行中不打折扣,奥克斯还有其他的诀窍,如绝对的公平与公正。在这一点上,现代化的科技手段再次帮了大忙:如奥克斯有一系列效率考核制度,规定了所有包括工作任务、上级指令以及会议纪要中给责任人下达的任务,都对具体的工作完成时间作出明确;不独如此,下属报给上级的报告,上级也必须在规定的时间里完成批复。如若延误,按一天20元的标准,由OA系统自动生成罚单。
  一位内部人士这样评述道:“如果是手工开具罚单,可能会因碍于情面或害怕得罪人而无法执行下去;但机器开单就完全地解决了这个问题,它最大的优点是铁面无私、任对谁都不予通融。”
  记者在采访中,的确了解到这样的情况:在郑坚江董事长的效率考核记录里,近日也出现了1笔罚款,原因是其拖延一天才完成对某事业部总经理出差报告的审批。在向记者介绍时,他面带愧疚地表示,“我的所有罚款记录,每一位员工都能在‘奖罚平台’上看到,要再被罚几次,我的脸就丢大了。”
  但他的员工却显然不会那样认为。由于制度在执行中一视同仁,企业的领导干部“打铁身先硬”,连老板也概莫能外。因此,当基层员工们在同样被效率考核时,就不会有谁抱怨、叫屈和觉得不甘心;也因如此,“没有执行不了的制度”这句话,在奥克斯真正落到了实处。


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